Combinar
correspondencia.
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas. La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones
como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.
Conceptos previos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
Crear el documento principal
·
- Abrir Word y tener en la ventana activa un
·
- Seleccionar de la pestaña Correspondencia el
menú
·
- Allí haz clic en la opción Paso a paso por el
documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Iniciar
combinación de correspondencia.
En el paso 2, definimos el
documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de
la cual crearemos el documento combinado.
Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento
Dejar seleccionada
la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).
Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción
Elegir la carpeta de contacto. Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir
los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo).
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).
Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción
Elegir la carpeta de contacto. Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir
los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo).
Hacer clic en Aceptar para
continuar con el paso 4 del asistente:
En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde queremoque aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar:
Un Bloque de direcciones...,
una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde queremoque aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar:
Un Bloque de direcciones...,
una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Podemos utilizar los botones <, > y
para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos
Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error
detectado.
Para finalizar, hacer clic en Siguiente.
La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo
para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los
pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los
botones de la pestaña Correspondencia
Desplazarse por los registros.
·
Permite ver los datos del primer registro del
origen.
o
Permite visualizar el registro anterior.
o
Este cuadro permite saber qué registro se
está visualizando así como, permite ir directamente a un registro determinado,
escribiendo el nº del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer
registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los
datos del cuarto cliente.
o
Permite visualizar el registro siguiente.
o
Permite visualizar el último registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento. En estos casos, se utiliza el botón , el cual permite ir a un registro concreto, indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.
Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el iconodel campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones: , a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado
(Todos): se seleccionan todos los valores de población.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.
(Sin espacios) : se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso. También podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.
Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos… permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo que se observa a la derecha.
La opción Imprimir documentos… permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo que se observa a la derecha.
